Kesalahan Dalam Pengisian File Schoolmap
Pada postingan sebelumnya kita telah melihat bagaimana cara menggunakan schoolmap dan detail inputan data hingga ter-impor ke dalam schoolmap. Kali ini, kami akan memperkenalkan beberapa hal yang boleh menjadi pengalaman kami dalam mengerjakan schoolmap mengenai beberapa hal yang mungkin diperhatikan dalam pengisian data-data file schoolmap. Berikut kami rangkup "kesalahan dalam pengisian file schoolmap"
1. Pengisian Kelompok dan Pararel
Banyak Operator yang telah mengenal schoolmap jauh sebelumnya tentu mengetahui cara pengisian rombel. Tetapi melalui grup Schoolmap yang ada di whatsapp, kami menemukan bahwa ada beberapa operator yang masih menghadapi kendala dalam mengisi kelompok dan parareldengan benar. Kendala yang dihadapi sebagai berikut:
 |
| Pengisian di samping invalid |
Sekilas, pengisian rombel di atas keliatan benar. Tetapi coba perhatikan kelompok dan pararel di atas. Jika data tersebut dipaksakan untuk diinput ke dalam schoolmap, maka akan terjadi error atau sistem tidak akan membaca kelompok pararel berikutnya (hanya kelompok pararel pertama yang akan dibaca). Dalam aturan schoolmap, pengisian kelompok dan pararel haruslah dilakukan dengan aturan sistematis. Artinya jika suatu sekolah terdapat 4 kelas yang terdiri dari kelompok A dan B di mana kelompok A terdapat 2 kelas yaitu A 1 dan A 2 dan kelompok terdapat 2 kelas pula yaitu B 1 dan B 2. Maka yang harus dikerjakan terlebih dahalu adalah data-data dari kelas A 1 hingga seluruh siswa terinput ke dalam file excel barulah kelas A 2 dengan pengisian data sebagai berikut:
2. Pengisian Alamat Dengan Karakter
Beberapa operator akan kebingungan ketika mendapatkan data kosong pada salah satu sel misalkan pada kolom alamat. Maka, operator 'dapat' mengisikan karakter garis minus (-) ke dalam sel. Cara ini sebenarnya dapat digunakan apabila data tersebut benar-benar belum ada sehingga dapat diupdate di kemudian hari. Tetapi jika dalam jumlah banyak, hal ini tidak dibenarkan.
 |
| Pengisian di atas tidak dibenarkan jika setiap data diisi dengan tanda minus (-) |
3. Copy dan Paste
Beberapa operator yang baru saja memulai schoolmap akan menganggap bahwa cara copy paste adalah cara yang cepat dan tepat untuk memindahkan data dari file lain ke file excel schoolmap. Tetapi, beberapa fungsi dari schoolmap menghendaki nilai dari suatu data sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat oleh pengembang schoolmap. Cara copy paste yang tepat akan membantu setiap operator untuk memasukkan data dengan baik dan benar. Jika kita meng-copy data kemudian mempaste secara langsung menggunakan Ctrl+V maka nilai data serta format data tersebut akan sama dengan nilai data dan format data pada tabel sebelumnya. Maka untuk membuat data yang dipastekan memiliki nilai "default" pada file excel schoolmap, maka paste yang digunakan adalah paste special.
 |
| Copy dengan Ctrl+C |
 |
| Klik Kanan kemudian pilih Paste Special |
 |
| Pilih Paste "Value" |
 |
| Tampilan data setelah paste special |
4. Pengisian Kecamatan dan Kelurahan
Fitur Baru dari Schoolmap 2016 adalah control untuk kolom Kecamatan dan Kelurahan. Dalam fitur baru ini, Kecamatan harus diisi terlebih dahulu barulah kelurahan dapat diisi. Mengapa demikian? Karena pada kolom Kecamatan dan Kelurahan menggunakan fungsi Vlookup di mana data akan mencari otomatis melalui data master yang disediakan di file excel (file master tidak dimunculkan) oleh karena itu, data Kecamatan dan Kelurahan tidak boleh diinput secara langsung dengan cara mengetik, tetapi harus dipilih melalui combo box (daftar yang telah disediakan).
5. Pengisian NIK
NIK pada fitur baru schoolmap 2016 juga memiliki beberapa kelemahan antara lain inputan dapat dimanipulasi dengan mengikuti ketentuan dari NIK yaitu digit 16. Akan tetapi inputan dari NIK normalnya memang memasukkan angka dengan jumlah 16 digit. Tetapi, bagaimana jika diisi dengan angka sembarangan sebanyak 16 digit juga. Contoh: 1234567890123456. Maka, tidak akan terjadi kesalahan namun ada kontrol lain yang membuat pengisian ini tidak dapat dimasukkan secara ganda, karena apabila terjadi penggandaan data NIK maka kedua NIK yang sama akan ditandai dengan marka (warna tanda) merah. Namun masih dapat diakali dengan cara menambahkan angka 16 digit lainnya dengan nilai berbeda. Misalka: 1234567890123457 atau 1234567890123458 dst. asalkan berbeda. Hal ini juga merupakan kesalahan karena operator telah memberikan data fiktif.
6. Status GTY dan Jabatan Kepala Sekolah
Untuk PTK dengan Status GTY maka nomor NIP/NIY wajib diisikan. Jika tidak diisi, maka pada kolom NIP/NIY akan berwarna merah. Maka GTY harus diinput nomor NIP/NIY. Bagi GTY/PTY dengan status PNS, maka NIP/NIY harus diisi dengan digit 18 sesuai dengan NIP PNS yang bersangkutan. Bagi PTK yang memiliki tugas sebagai kepala Sekolah, maka nomor handphone wajib atau harus diisi.
 |
| Nomor HP wajib diisi untuk PTK Kepala Sekolah |
7. Salah Impor
Hal ini sering terjadi jika pengguna atau operator masih belum mengikuti prosedur yang benar. Misalkan: ketika ingin mengimport data siswa tetapi pada tab Sarpras, maka schoolmap akan gagal membaca data yang anda impor.
Sekian artikel tentang Kesalahan Dalam Pengisian Schoolmap. Semoga bermanfaat! Salam Satu Data Pontianak!
0 komentar :
Posting Komentar